第一章 总则?

第一条 目的?

为规范本公益基金会（以下简称 “基金会”）一般性行政开支管理，降低运营成本，提高资金使用效率，确保行政开支合理、合规、透明，依据国家相关法律法规及基金会内部管理制度，制定本制度。?

第二条 适用范围?

本制度适用于基金会所有部门及全体员工在日常工作中涉及的办公用品采购与使用、办公用固定资产采购与管理、餐饮及交通费用报销，以及一般性行政开支的报销审核等事项。?

第二章 办公用品管理?

第三条 采购申请?

各部门需根据实际工作需求，在每月 [具体日期，如：25 日] 前向行政部提交下月《办公用品采购申请表》，申请表需详细列明所需办公用品的名称、规格、数量、预估单价及用途，经部门负责人签字确认后提交至行政部。?

第四条 统一采购?

行政部收到各部门采购申请后，需在 [具体工作日，如：3 个工作日] 内对申请内容进行汇总与审核，审核重点包括申请物品的必要性、合理性及数量是否符合常规使用标准。审核通过后，由行政部统一通过合规采购渠道进行采买，确保采购的办公用品质量合格、价格公允。?

第五条 领用与登记?

办公用品采购到位后，行政部需及时通知各部门领取。各部门指定专人负责办公用品的领用工作，领用前需在《办公用品领用登记台账》上准确填写领用部门、领用人、领用物品名称、数量及领用日期，行政部需对台账信息进行实时更新与管理，定期（每季度）对办公用品库存进行盘点，确保账实相符。?

第三章 办公用固定资产管理?

第六条 申请提出?

相关部门因工作开展需要购置办公用固定资产（如电脑、打印机、办公家具等，单价在 [具体金额，如：5000 元] 及以上，使用年限超过 1 年）时，需填写《办公用固定资产采购申请表》，详细说明购置资产的名称、规格、型号、数量、预估单价、购置理由及预计使用部门和人员，经部门负责人签字后提交至行政部。

第七条 统一采买?

行政部收到采购申请后，需对申请事项进行审核，必要时可联合财务部门及相关业务部门进行实地调研与评估，确认购置需求合理、预算充足后，按照基金会采购管理规定统一对外采买。采买过程中需严格遵守公开、公平、公正的原则，选择资质齐全、信誉良好的供应商，签订正式采购合同，明确双方权利与义务。?

第八条 领用、入账及登记?

办公用固定资产采购到位后，行政部需组织相关部门进行验收，验收合格后办理领用手续，领用人需在《办公用固定资产领用登记台账》上签字确认。同时，行政部需及时将固定资产相关信息（包括资产名称、规格、型号、采购金额、购置日期、使用部门、领用人、资产编号等）提交至财务部门，由财务部门按照会计准则进行入账处理，建立固定资产明细账。行政部需定期（每年）联合财务部门对办公用固定资产进行清查盘点，及时更新台账信息，确保固定资产安全、完整，防止资产流失。?

第四章 餐饮及交通费用管理?

第九条 交通费用管理?

基金会员工因公外出时，交通方式首选地铁。若因以下特殊情况，可乘坐经济型出租车：?

（1）外出地点无便捷地铁线路覆盖，且乘坐其他公共交通方式无法满足工作时间要求的；?

（2）外出任务紧急，需在短时间内到达目的地的；?

（3）遭遇恶劣天气（如暴雨、暴雪、台风等），影响公共交通正常运行或存在安全隐患的；?

（4）因业务需要携带大量办公物品或设备，不便乘坐公共交通的。?

员工乘坐出租车后，需保留正规出租车发票，发票上需清晰注明乘车日期、上下车时间、行驶里程、金额等信息。报销时，需在发票背面详细说明乘坐出租车的缘由、出发地、目的地及对应的工作任务，经部门负责人签字确认后，方可提交报销申请。

第十条 餐饮费用管理?

员工因公外出期间产生的餐饮费用，需遵循 “合理、必要、节约” 的原则，报销标准参照基金会所在地相关差旅餐饮费用标准执行（如无相关标准，每人每餐报销上限不超过 [具体金额，如：300 元]）。?

餐饮费用报销需提供正规餐饮发票，发票上需注明消费日期、消费金额、消费项目等信息。同时，需在报销申请中说明餐饮费用发生的原因、参与人员及对应的工作任务，经部门负责人签字确认后，方可提交报销申请。?

第五章 一般报销审核流程?

第十一条 报销申请提交?

经办人在费用发生后 [具体时间，如：7 个工作日] 内，整理好相关报销凭证（包括发票、费用明细清单、采购申请表、领用登记台账等），填写《费用报销单》，准确填写报销部门、报销人、报销日期、费用类别、金额、费用说明等信息，并在报销单上签字确认。?

第十二条 部门负责人确认?

部门负责人收到经办人提交的报销申请后，需在 [具体工作日，如：1 个工作日] 内对报销事项的真实性、合理性进行审核，确认费用确为部门工作开展所发生，报销凭证齐全、合规，金额计算准确后，在《费用报销单》上签字确认。?

第十三条 财务复核?

财务部门收到经部门负责人确认的报销申请后，需在 [具体工作日，如：2 个工作日] 内对报销凭证的合法性、合规性及准确性进行复核，重点审核发票真伪、报销标准是否符合规定、金额计算是否正确、相关审批手续是否齐全等。复核通过后，由财务复核人员在《费用报销单》上签字；若复核发现问题，需及时告知经办人进行整改。?

第十四条 审批与付款?

财务复核通过后，报销申请需依次提交至执行秘书长、常务副理事长、理事长进行审批。各审批人需在 [具体工作日，如：1 个工作日] 内对报销申请进行审核，确认无误后签字批准。?

经理事长审批通过后，财务部门需在 [具体工作日，如：3 个工作日] 内按照基金会财务付款流程办理付款手续，将报销款项支付至经办人指定的银行账户。?

第六章 监督与责任追究?

第十五条 监督检查?

基金会财务部门、监察部门需定期（每季度）对一般性行政开支情况进行监督检查，重点检查开支的合规性、合理性、报销凭证的真实性及审批流程的完整性等，发现问题及时向基金会管理层报告。?

第十六条 责任追究?

若发现员工存在虚报、冒领、伪造报销凭证等违规报销行为，一经查实，基金会将责令其退回违规所得款项，并根据情节轻重给予警告、记过、降职等处分；情节严重，构成犯罪的，将依法移交司法机关处理。?

若相关部门负责人、财务复核人员、审批人未履行审核、审批职责，导致违规开支发生的，基金会将根据责任大小给予相应的问责处理。?

第七章 附则?

第十七条 制度解释?

本制度由基金会行政部、财务部门共同负责解释。?

第十八条 制度修订?

本制度将根据国家相关法律法规的变化及基金会实际运营情况的需要，适时进行修订。修订程序需经基金会管理层审议通过后执行。?

第十九条 制度生效?

本制度自理事长办公会审议通过并发布之日起生效实施。此前基金会发布的相关一般性行政开支管理规定与本制度不一致的，以本制度为准。